乡镇办公室档案如何整理

办公室负责备案：（一）上级或相关职能部门的来文，包括公司的报告、请示和批示；（二）公司报告、指示、决定、决议、通知及已发布的会议纪要、重要通知、工作总结、执行讲话以及下一年度生产经营管理的季度、年报和财务数据等各项计划和统计；（三）各类定期专业会议记录；(4)参加各类会议、展览(5)公司历史、纪要、大事记和剪报、照片、录音录像等反映公司重要活动的情况(6)公司与相关单位签订的合同、协议、法律文本等文件；（七）公司干部任免文件和员工奖惩文件；（八）公司员工与工作、福利和激励（内部或外部）有关的文件和资料；归档要求（一）文件、档案按内容、名称、作者、年代先后顺序整理归档。（二）准备档案时，应收集所有证件、原件、手稿、主要文件及附件，并保持文件资料的完整性。（三）遵循常规备案与年终备案相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件资料要及时归档。（四）上一年度形成的文件资料，归档的文件必须在次年3月前借用和清空。?(1)各部门主管人员因工作需要借出一般性文件，借出申请须经部门负责人签署批准，对属于保密级别的文件，由行政主任批准并经总经理批准。导向器。?（二）贷款文件要严格按照贷款登记手续办理，当场阅览，及时归还。任何人不得随身携带或完整复制文件，不得拆卷和更改文件。?（三）办公室应及时启动和监督公文的执行，定期收集和清理公文。如有文件遗失，必须立即查明原因和责任人，如实报告负责人。?出具文件的程序：（一）各部门因工作需要，应提前向总干事或主席团申请发文；(2)总干事或主席团经研究批准后同意发文(3)稿件准备好后，申请人应在稿件第一页详细填写文件标题、范围投递、印刷份数、编辑和作者以及签名、日期和保密程度；(4)秘书处将根据总经理、首席执行官的具体要求或公司有关文件的书面形式和规定对稿件进行审核和修改。稿件更正不清、错漏严重、内容不当、格式不一致的，退回编辑修改；（5）稿件经本处审核修改，送交负责人：审稿部（对稿件内容和质量负责）；（六）经总干事批准、编辑的稿件，经总干事核发后，交秘书长秘书处统一编号、打字、复印；签名;（8）文件打好后，由经理办公室秘书处按数量打印盖章，分发到相应部门，并在文件签发登记表上签字。发布范围。?（一）以公司或常务董事名义发布的所有文件、通知、决定、决议、请示、报告、会议记录和会议简报均属于发行范围。?（二）以公司或经理名义出具的文件主要用于：1.2、有关规章制度的通知。3、根据母文件精神制定的公司文件或行政文件的传送。4.宣布组织变更或管理。5.宣布重大制造、技术、运营和管理变革、福利和其他对业务至关重要的工作的决定。6、公布有关部门或员工奖惩决定及通知。其他与公司有关的重要事项。?（3）公司公文及对外文件主要用于向上级或相关专业部门报告工作计划、要求报告和处理决定。?（四）公司日常经营管理、改善客户服务意见、许可工作、月、季度工作安排的建立、总经理临时指示的转达等事项，应在按照相关制度进行书面或口头沟通，一般不会在公司文件中公布。?(5)出于业务原因与外部实体或公司进行一般业务往来，外部信件可以以各自子公司的名义（应有各自的参考编号）而不是总公司的名称发送。

文件的发布和发布：（一）文件的出具必须严格遵守流通范围和保密规定，含有机密信息的文件不得带回家、宿舍和公共场所，不得出借查阅。尚未提交的文件内容不得公开。（二）各部门负责人要抓紧阅读文件。当天阅读完文件后，应在下班前将文件交到办公室。一般来说，检查文件的时间不应超过两天。阅读后，他们应该签名以表明他们的责任。当负责管理人员有“指示”和“须采取的声明”时，局秘书必须指示有关部门和工作人员按照文件中的要求和指示处理有关事项。（3）阅读时不要抄录全文，不要随意将文件和附件带入文件夹，如确因工作需要，按文件资料和资料出借程序办理出借手续，以免丢失和泄漏。(4)办公室秘书处负责文件的采购、检查和监督，公司部门必须立即指定专人处理文件和信件。文件不得积压，必要时，应当按照有关保密规定，征得办公室同意，复印或者摘录，原件应当及时归档、分发。

<img src="/images/tu01/Image_792.jpg"

学校办公室档案如何整理，怎么分类？

档案是人类发展到一定阶段的产物。它们是经过编辑、引用、集中存储和系统化的历史文献。它们是档案信息和档案对象的综合体。功能。提高档案工作的效率和质量，可以为我们的工作决策提供更多的参考和有用的信息。因此，档案管理工作者必须做好档案收集、整理、管理、使用等各个环节的工作。

规范公文处理，形成好文件

公文是档案的前身，在传递、运行、企业和执行的过程中，具有实际效用，不能称为档案；档案一般是完成了文献编辑过程并完成了传输和描述任务的历史文献，以供参考。.因此，公文的制作是档案工作的出发点。公文的规范处理和良好的设计是做好档案管理工作的基础。公文起草是公文制作的核心环节。各单位的文件编制部门不同：有的部门公文由办公室统一制作，有的由相关专业部门制作，交办公室印发。我区属于后者，由于不同职能部门的办事员层次和素质不同，对公文准备相关要求的理解存在差异，这意味着所写文件的质量也存在很大差异.我部门在制作公文时存在的问题主要体现在以下几个方面：

1.语言使用不当。主要有请教，报告不分享，一篇文章请教几件事；

2.附件标签令人困惑。有的官方文件标有附件，但没有在指定的地方标明，也没有在附件名称前标明具体的序号，打字过程很混乱。

3.公文打印不规范，使用的纸张有大有小，给后续的文件装订和管理带来极大的不便。

4.公文主题行标注不准确，不利于检索和检索。

5.数字的使用不规范等等。上述情况严重影响了公文的建立和归档。因此，公文的专门负责人有责任和义务规范不同部门提交的公文初稿。单词、短语、句子等要严格检查。发现问题应尽快与提交初稿的技术部门联系，共同协商。努力解决审稿阶段的各类问题，确保公文的高质量、高水平和档案的高质量、高水平。

2.档案整理工作，从公文的评估和分类入手

公文制作完成后，经过一段时间的整理和处理，处理完与公文相关的事项后，业务员可以评估公文的保存价值，并进行初步检查，按类型和重要性排序官方文档：移除一些常见的文件（但不能立即或随意销毁，而是保存在别处）；保存反映单位改革发展成果、设备稳定性的重大事件、重要事件、新事件和文件，以备后用。鉴定工作对办公室工作人员来说是一项严峻的挑战，需要办公室工作人员有发展的眼光和敏锐的洞察力，才能从大量文献中挑选出具有保护价值的文献，并将其归档，以备日后工作之用。要做好这件事，可以从以下几个方面来做：

1.对档案工作有较高的了解

为实现公文转档案的成功，必须注重公文的规范管理，实现文秘工作与档案工作组织体系的实际融合，加强档案部门对文件管理的先进控制，确保减少档案部门的数量，避免文件的重复归档，使文件处理更加科学合理。

2.具有高度的工作责任感。

档案工作者要有很强的专业意识，时刻牢记“档案”，要有对历史负责的态度，使档案工作能够常态化、常态化。因此，要按照《办法》的要求，规范、科学地对待每一份文件，对每一份文件进行科学评价。

3.不断提高自身的专业素质和综合素质。

文秘和档案工作具有很强的专业性和技术性。秘书在日常工作中要注意学习档案知识，培养档案意识，最好备有《档案管理》、《档案管理基础》等参考书，以备不时之需。边工作边学习，在工作实践中逐步提高理论水平。在日常工作中，很多档案工作者兼任秘书，因此我们必须确保形成档案的官方文件得到科学评估和分类。由于我区成立较早，在整理档案时，出现了一种较为科学的、规律性较强的归档方式，即每年-组织结构-内容，但在工作中书记员不应该固守整理分类的思路，但不应该随意更改。要结合本单位具体发展实际，严格按照档案管理部门统一规范和要求，开展科技创新，不断提高本单位档案管理水平。尝试尽可能轻松快速地找到它。

3.完善公文，做好档案收集工作

撰写部门应在初次归档时仔细审查构成正式文件的材料。如发现附件未按时提交，应提出要求。同一事项如有外部文件未及时提交的，应追查回收，避免长期留人。具体来说，可以从以下几点入手：

1.文件分类工作必须照常开始。

对于主管出具的文件，在完成收据登记后，首先要确定该文件是否具有保护价值，如果文件的任何部分因当前使用的终止而失去其社会保护价值，则将其删除；，但它有一个保留价值，允许后代学习和使用它的记录。因此，应按档案要求用不锈钢钉回弹，然后传阅，以备不时之需。

2.文件组织要注意细节。

单位自制文件，经领导签字后，应收集整理构成文件的所有材料，办理正式文件、展览文件、终稿、修改稿、初稿等手续。由上而下进行，下面统一收集装订，完成一卷，初步完成“片”，从零散的“页”到集中收藏的“片”，到正式排列的时尚盒子作为“卷”.”。暂且做好档案入库前的各项准备工作。

四、善于沟通，接受新信息，实现资源共享

随着社会形势的变化和发展，对档案工作的规范性要求也随着时代的发展而提高，文秘工作人员要不断总结自身的工作经验，向上级档案馆索取更多责任部门要不能依靠主观臆测文件的备案价值，而必须结合本单位的专业特点，创造性地采用备案方式进行备案。同时，档案工作者需要增强责任感，树立质量意识，培养专业素养。不断吸收新信息，拓宽知识视野，提高认知能力，充分利用不同的媒介和可能性，主动向用户推荐和公开各类档案、历史资料收藏和自制的大事记等参考资料，严格组织，专题总结、统计汇总、会议介绍等，达到资源共享的目的。